Der Geschäftsführer als Vertreter der GmbH
Der GmbH-Geschäftsführer ist gesetzlicher Vertreter der GmbH und vertritt diese gegenüber den Gesellschaftern und Dritten (z. B. Kunden, Lieferanten oder dem Finanzamt und Sozialversicherungsträgern) gerichtlich und außergerichtlich. Erste und oberste Geschäftsführerpflicht ist die Vertretung der GmbH.
Diese Vertretungsbefugnis kann im Außenverhältnis nicht eingeschränkt werden d.h. Rechtsgeschäfte, die der Geschäftsführer im Namen der Gesellschaft abschließt, sind für die GmbH verbindlich. Im Innenverhältnis gilt grundsätzlich das sog. Selbstkontrahierungsverbot d.h. es ist dem Geschäftsführer verboten Geschäfte als Vertreter der GmbH mit sich selbst als andere Vertragspartei abzuschließen. Für eine Befreiung vom Selbstkontrahierungsverbot reicht ein Gesellschafterbeschluss, beim Alleingesellschafter-Geschäftsführer dagegen muss die Befreiung in der Satzung geregelt sein. Allerdings muss der Geschäftsführer auch bei erlaubten Insichgeschäften darauf achten, dass der GmbH durch das Geschäft kein Schaden entsteht und nicht gegen die Geschäftsordnung oder Satzung verstößt. Des Weiteren kann im Innenverhältnis zwischen Gesellschaftern und Geschäftsführer festgelegt werden, dass der Geschäftsführer für bestimmte Geschäfte die Genehmigung durch die Gesellschafterversammlung bedarf. Überschreitet der Geschäftsführer im Innenverhältnis seine Kompetenzen, macht er sich in der Regel gegenüber der Gesellschaft schadensersatzpflichtig.
Zwar ergeben sich aus dem GmbH-Gesetz Pflichten des Geschäftsführers, nicht aber dessen persönliche Rechte gegenüber der GmbH, so gibt es beispielsweise keine Vorschrift über die Vergütung eines Geschäftsführers oder ob und wie lange er Urlaub hat. Diese Punkte müssen gesondert im Anstellungsvertrag mit den Gesellschaftern werden.
Einen strukturierten Überblick über die sonstigen Pflichten finden Sie in den folgenden Ausführungen und der anschließenden Übersicht:
Vor-Gesellschaft-Haftungspflicht
Die sog. GmbH i.G. ist als Gesellschaft bereits handlungsfähig d.h. abgeschlossene Geschäfte sind auch für die spätere GmbH gültig. Der GmbH-Geschäftsführer haftet vor der Eintragung ins Handelsregister im Innenverhältnis zwischen ihm und der GmbH nicht, soweit er Geschäfte, die der Entstehung der Gesellschaft (Eintragung) zu erreichen, dienen. Anders verhält es sich im Außenverhältnis dort haftet der Geschäftsführer immer persönlich bis zur Eintragung (vgl. § 11 II GmbHG).
Treuepflicht
Aufgrund ihrer gesonderten Stellung und Befugnisse unterliegen Geschäftsführer einer besonderen Treuepflicht. Die Hauptaufgabe des Geschäftsführers ist die Verwirklichung des Gesellschaftszwecks. Dabei hat er die von den Gesellschaftern festgelegten Unternehmensziele umzusetzen, alle wirtschaftlichen Vorteile zugunsten der Gesellschaft zu wahren und die Kenntnisse, die aus seiner Stellung herrühren, darf er nicht zu seinem persönlichen wirtschaftlichen Vorteil nutzen.
Darüber hinaus muss der Geschäftsführer über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Stillschweigen bewahren. Auch umfasst von der Treuepflicht ist das Wettbewerbsverbot des Geschäftsführers, welches auf den Geschäftszweck der Gesellschaft begrenzt ist. In der Regel wird auch nachträgliches Wettbewerbsverbot vereinbart, wofür der ehemalige Geschäftsführer dann eine Entschädigung erhält.
Zudem muss der Geschäftsführer aufgrund der Treuepflicht zur Gesellschaft selbst auf eine Herabsetzung seiner Vergütung hinzuwirken, wenn die Verschlechterung der wirtschaftlichen Verhältnisse zu einer wirtschaftlichen Krise der Gesellschaft vorangeschritten sind.
Organisations- und Sorgfaltspflicht
Der GmbH-Geschäftsführer muss die Geschäfte der GmbH so organisieren, dass sie reibungslos und ohne der Gesellschaft und ihren Gesellschaftern Schaden zufügen, ablaufen. Dazu gehört beispielsweise, dass alle rechtlichen Vorschriften über Fluchtwege, Abfallentsorgung oder Datenschutzbestimmungen… eingehalten werden.
Bei der Führung der Geschäfte ist die Sorgfalt eines objektiv ordentlichen Geschäftsmanns anzuwenden, somit haben fehlende Kenntnisse des Geschäftsführers keine Einwirkung auf seinen Pflichtenmaßstab. Vielmehr wird der Umfang seiner Pflichten nach Art, Größe und Geschäftszweig der Gesellschaft im Einzelfall bestimmt.
Pflichten beim Handelsregister
Der Geschäftsführer ist diejenige Person, über die die Gesellschaft mit dem Handelsregister kommuniziert. Das Handelsregister kann in der Regel nur solche Erklärungen entgegennehmen, die der Geschäftsführer für die Gesellschaft abgibt. Des weiteren muss der Geschäftsführer die Abschlüsse der Gesellschaft beim Handelsregister einreichen und damit der Öffentlichkeit zugänglich machen (§ 264 a HGB). Die Offenlegung wird auf elektronischem Wege ausgeführt, indem der Geschäftsführer den Jahresabschluss beim elektronischen Bundesanzeiger einreicht. Unterlässt der Geschäftsführer die Offenlegung, wird er durch das Bundesamt für Justiz mit einem Ordnungsgeld belegt.
Der Geschäftsführer muss außerdem beim Handelsregister die Gesellschaft, die Geschäftsführer, den Gesellschaftsvertrag inkl. Änderungen, Kapitalerhöhungen/-herabsetzungen und die Vertretungsregelungen anmelden.
Mit der GmbH-Reform hat die Verpflichtung des Geschäftsführers zur Pflege und Einreichung aktueller Gesellschafterlisten an Bedeutung gewonnen. Seit dem MoMiG ist vorgeschrieben, dass die beim Handelsregister eingereichte Gesellschafterliste eine vertrauenswürdige Aussage über die Beteiligungsverhältnisse an der GmbH beinhaltet mit der Folge, dass sich der Käufer eines GmbH-Anteils auf die Richtigkeit der beim Register verzeichneten Anteilsinhaber verlassen kann. Daher kann unter Umständen ein gutgläubiger Erwerb selbst dann wirksam sein, wenn der im Register verzeichnete Gesellschafter nicht mehr tatsächlicher Inhaber der Anteile ist. Diese Regelung soll den Handel mit GmbH-Anteilen erleichtern.
Durch diese Möglichkeit des gutgläubigen Erwerbs wird allerdings die Gesellschafterliste zu einem zentralen Dokument des Handelsregisters. Nunmehr ist jeder Notar, der an einer Veränderung der Gesellschafterliste z.B. durch Beurkundung eines Anteilskaufvertrags mitgewirkt hat, dazu verpflichtet eine aktualisierte Gesellschafterliste einzureichen. In allen anderen Fällen bspw. durch eine Änderung der Beteiligungsverhältnisse aufgrund eines Erbfalls verbleibt diese Pflicht beim Geschäftsführer. Versäumt er diese Pflicht haftet er gegenüber den Gläubigern der Gesellschaft auf Ersatz des daraus entstandenen Schadens. Durch das MoMiG ist diese Haftung erweitert worden. Der Geschäftsführer haftet nun auch gegenüber denjenigen Personen auf Schadensersatz, deren Beteiligung sich geändert hat, ohne dass die Änderung vom Geschäftsführer durch Einreichung einer neuen Gesellschafterliste beim Handelsregister eingereicht worden ist.
Auskunfts- und Informationspflicht
Der Geschäftsführer ist gegenüber jedem Gesellschafter zur Auskunft über die Gesellschaftsangelegenheiten verpflichtet und hat auf Verlangen Einsicht in die Bücher und Schriften zu gewähren. Der Auskunftsanspruch richtet sich zwar gegen die GmbH, ist jedoch vom Geschäftsführer zu erfüllen. Verweigert der Geschäftsführer die Auskunft, stellt dies in der Regel einen Grund zur fristlosen Kündigung des Anstellungsvertrags des Geschäftsführers dar.
Geheimhaltungspflicht
Der Informationspflicht nach Innen entspricht die Geheimhaltungspflicht nach außen. Geheimnisse der Gesellschaft, also ihre Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, dürfen durch den Geschäftsführer Dritten nicht offenbart werden. Ein Pflichtverstoß ist nur nach Antrag der geschädigten Gesellschaft strafbar.
Besondere Bedeutung kommt der Geheimhaltungspflicht zu, wenn der Geschäftsführer auf eigene Initiative oder im Auftrag der Gesellschafter nach Möglichkeiten sucht, externe Kapitalgeber an der Gesellschaft zu beteiligen oder gar einen Verkauf von Geschäftsanteilen zu planen. Im Laufe solcher Beteiligungs- und Transaktionsverhandlungen wird es in der Regel notwendig sein, vor Vertragsabschluss vertrauliche Informationen aus dem Unternehmen an den Interessenten weiterzugeben. Der Geschäftsführer hat dabei die Aufgabe darauf zu achten, solche Verhandlungen nur zu führen, wenn mit dem externen Verhandlungspartner eine schriftliche Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet ist.
Im selben Zusammenhang steht die Pflicht des Geschäftsführers, die gesetzlichen Vorschriften zur Datensicherheit einzuhalten und ggf. einen unabhängigen Datenschutzbeauftragten zu berufen.
Maßnahmen zur Risikovorsorge
Die Risikovorsorge beinhaltet alle betrieblichen Bereiche, von denen eine Gefahr für den Fortbestand des Unternehmens ausgehen kann. Umfasst sind dabei auch Bereiche, welche von Versicherungen abgedeckt sind bspw. ein Produktionsunfall durch Unwetter. Hier ist die Aufgabe des Geschäftsführers, dass der Versicherungsumfang den Bestand des Unternehmens sicherstellt.
Des weiteren muss sich der Geschäftsführer unter anderem mit den Vorgaben der Umwelt- und Produkthaftung und der Vertragsprüfung beschäftigen. Besitzt die GmbH Arbeitnehmer, gehört es auch zur Risikovorsorge den Personaleinsatz zu planen: das Personal überwachen, für Ersatz im Falle eines Ausfalls sorgen usw.
Ein funktionierendes Riskmanagement kann sich positiv auf die Kreditvergabe von Banken auswirken (sog. Rating)
Überwachung der Einlagepflicht und Kapitalerhaltung
In der Regel wird bei der Gründung der GmbH nicht der volle Geschäftsanteil eingezahlt. Der Geschäftsführer muss direkt nach Beschlussfassung die noch ausstehenden Stammeinlagen einfordern. Im Falle eines Versäumnisses haftet er im Insolvenzfall als Geschäftsführer und/oder Gesellschafter der GmbH für Einlagen, die er von den anderen Gesellschaftern unter Umständen nicht mehr zurückbekommen kann.
Das benötigte Vermögen der Gesellschaft zur Erhaltung des Stammkapitals darf nicht an die Gesellschafter ausgezahlt werden. Eine Ausnahme davon gibt es nur, wenn die Auszahlung durch einen fälligen und durchsetzbaren Gegenanspruch zugunsten der GmbH ausgeglichen wird bspw. ein Darlehen an einen Gesellschafter gegen eine selbstschuldnerische Bankbürgschaft. Eine Verletzung gegen das Kapitalerhaltungsverbot liegt auch vor, wenn dem GmbH-Geschäftsführer ein überhöhtes Gehalt gezahlt wird (sog. Verdeckte Gewinnausschüttung). Dem Geschäftsführer selbst darf die GmbH unter keinen Umständen einen Kredit geben, soweit das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen betroffen ist.
Jahresabschluss
Der Geschäftsführer ist dafür verantwortlich, dass die Bücher ordnungsgemäß geführt werden und der Jahresabschluss zeitgerecht aufgestellt wird. Das Gesetz sieht für die Aufstellung des Jahresabschlusses eine Regelfrist von drei Monaten nach Beendigung des jeweiligen Geschäftsjahres vor. Folglich ist der Abschluss, falls das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, bis Ende März des kommenden Kalenderjahres aufzustellen. Allerdings gewährt der Gesetzgeber eine Fristverlängerung für kleine Kapitalgesellschaften: Abschlüsse dieser Gesellschaften sind bis zum Ablauf des sechsten Monats nach Beendigung des Geschäftsjahrs aufzustellen.
Zu unterscheiden von der fristgebundenen Aufstellung ist die Feststellung des Jahresabschlusses: Erst mit der Feststellung wird der Jahresabschluss verbindlich. Bei einer GmbH erfolgt die Feststellung in der Regel durch Beschluss der Gesellschafterversammlung. Häufig wird ein solcher Beschluss dann auch mit einem Gewinnverwendungsbeschluss verbunden, der darüber Ausschluss gibt wie mit einem ggf. festgestellten Gewinn umzugehen ist. Folglich handelt der Geschäftsführer pflichtwidrig, abgesehen von dem Sonderfall der Vorabausschüttung, wenn er Gewinne an die Gesellschaft ausschüttet ohne, dass der Gewinnverwendungsbeschluss gefasst ist.
Ein gesondertes Problem für den Jahresabschluss stellt sich bei der Unternehmergesellschaft. Sie ist dazu verpflichtet in der Bilanz eine gesetzliche Rücklage zu bilden, die nur für bestimmte Zwecke, maßgeblich für Zwecke der Kapitalerhöhung verwendet werden darf (vgl. § 5 a Abs. 3 GmbHG). Wird diese Rücklage nicht gebildet, ist der aufgestellte Jahresabschluss in Analogie zu den aktienrechtlichen Vorschriften nichtig, das gleiche gilt für den Gewinnverwendungsbeschluss. Dennoch ausgeschüttete Gewinne wären somit rechtsgrundlos ausbezahlt worden und müssen somit an die Gesellschaft zurückgezahlt werden. Bleibt die Rückzahlung aus, haftet der Geschäftsführer gegenüber der Gesellschaft für diesen Betrag.
Durchführung der Gesellschafterversammlung
Wie bereits oben erwähnt muss die Gesellschafterversammlung mindestens einmal im Jahr zwecks der Feststellung des Jahresabschlusses einberufen werden. Außerdem kann die Gesellschafterversammlung in bestimmten Fällen auf Verlangen eines Gesellschafters stattfinden. Voraussetzung dafür ist, dass der Gesellschafter mindestens 10% des Stammkapitals hält und vom Geschäftsführer bereits eine Einberufung zur Versammlung verlangt hat und dieser trotzdem keine Gesellschafterversammlung einberufen hat. Im Übrigen hat eine Gesellschafterversammlung stattzufinden, wenn es nach der Satzung vorgesehen oder nach dem Interesse der Gesellschaft erforderlich ist oder bei einem Verlust in Höhe der Hälfte des Stammkapitals.
Die Einberufung erfolgt durch den Geschäftsführer mittels eingeschriebenen Briefs, mit einer Frist von einer Woche zum Tag der Gesellschafterversammlung. Die Frist beginnt an dem Tag, an dem der Brief bei ordnungsgemäßer Zustellung dem Gesellschafter zugeht. Im Gesellschaftsvertrag kann außerdem die mündliche, telefonische oder mittels elektronischer Kommunikationsmittel Einberufung erlaubt werden. Die Einladung muss allen Gesellschaftern geschickt werden und muss Tagungsort, Tagungszeit, Zweck der Versammlung (Tagesordnung) enthalten. Außerdem muss sie den einberufenen Geschäftsführer benennen. Strittig ist, ob die Unterschrift des Geschäftsführers notwendig ist.
Werden in der Gesellschafterversammlung Beschlüsse gefasst, ist es die Aufgabe des Geschäftsführers diese umzusetzen. Er hat dabei zu prüfen, ob die einzelnen Beschlüsse rechtmäßig zustande gekommen sind. Ist ein Beschluss rechtswidrig darf er nicht ausgeführt werden. Bei Zweifeln muss eine weitere Gesellschafterversammlung einberufen werden, um den Gesellschaftern die Möglichkeit zu geben einen korrekten Beschluss zu fassen. Nichtig ist bspw. ein Beschluss der aufgrund einer nicht ordnungsgemäß einberufenen Gesellschafterversammlung zustande gekommen ist.
Ein Beschluss wird wirksam, wenn mehr als die Hälfte der abgegebenen Stimmen mit Ja stimmen. Ein Euro des Nominalwerts eines Geschäftsanteils gewährt je eine Stimme. Eine ¾ Mehrheit ist ausnahmsweise erforderlich, wenn z.B. eine Änderung des Gesellschaftsvertrags erfolgen soll. In eigenen Angelegenheiten hat der Gesellschafter keine Stimme, es sei denn, es sollen ihm neue Pflichten auferlegt werden, z.B. eine Heraufsetzung des Stammkapitals. Bei einer Einpersonen-GmbH können auch Beschlüsse in Versammlungen gefasst werden, allerdings muss der Geschäftsführer hier ein unterschriebenes schriftliches Protokoll anfertigen in dem alle Gesellschafterbeschlüsse, Ort und Datum der Beschlussfassung und eine Unterschrift des Geschäftsführers als Gesellschafter enthalten sind.
Steuerliche Pflichten
In der Abgabeordnung sind die steuerlichen Pflichten des Geschäftsführers und die Folgen bei Nichteinhaltung geregelt: Zunächst muss er das Finanzamt über die Gründung und Eintragung der GmbH informieren, sowie über die Aufnahme der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft. Dabei sind alle Steuererklärungen persönlich zu unterschreiben. Dadurch versichert der Geschäftsführer die Angaben nach bestem Wissen und Gewissen gemacht zu haben. Im Falle einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verletzung der Steuerpflicht haftet der Geschäftsführer persönlich für Steuerschulden der Gesellschaft.
Hat die GmbH Arbeitnehmer dazu zählen unter anderem auch der Gesellschafter-Geschäftsführer und der angestellte Gesellschafter, muss sie von der gezahlten Arbeitsvergütung Lohn- und möglicherweise auftretende Kirchensteuer sowie einen Solidaritätszuschlag auf die Lohnsteuer einbehalten und an das Finanzamt überweisen. Aus der Sicht der GmbH ist die Lohnsteuer Fremdgeld, das treuhänderisch einbehalten wird. Im Falle, dass die Lohnsteuer bei Fälligkeit nicht abgeführt wird, stellt dies aufgrund der strengen Rechtsprechung in der Regel mindestens eine grobe Fahrlässigkeit des Geschäftsführers dar. Falls die GmbH die Lohnsteuer nicht aufbringen kann, haftet der Geschäftsführer gegenüber dem Finanzamt immer persönlich
Umsatzsteuererklärungen müssen innerhalb der vorgegebenen Frist pünktlich abgegeben werden. Dasselbe gilt auch für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen, selbst dann wenn die berechnete Umsatzsteuer-Zahllast nicht oder nicht vollständig bezahlt werden kann. Zahlt die GmbH die geschuldete Umsatzsteuer nicht, ist darin keine Steuerhinterziehung zu sehen, wohl aber wenn die Steuererklärung nicht oder nicht fristgemäß abgegeben wird.
Sozialversicherungsrechtliche Pflichten
Ebenso macht sich der Geschäftsführer strafbar, wenn er die Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung gegenüber den zuständigen Einzugsstellen nicht rechtzeitig abgibt, die Beiträge also bei Fälligkeit nicht abgeführt werden.
Sozialversicherungsbeiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Beschäftigungsmonats fällig, die Sozialversicherungsbeiträge müssen also zu diesem Zeitpunkt bereits auf dem Bankkonto der Einzugsstelle gutgeschrieben sein. Ein „Missbrauch“ liegt schon dann vor, wenn die Beiträge erst verspätet auf dem Konto der Einzugsstelle eingehen. Gegenüber den Sozialversicherungsträgern haftet der Geschäftsführer immer persönlich.
Können die Beiträge insgesamt, inklusive des Arbeitgeberanteils, nicht in vollem Umfang erbracht werden, ist es zu empfehlen, bei Zahlung der Überweisung eine Tilgungsbestimmung zu treffen. Dabei ist allerdings zu beachten, dass bzgl. des Arbeitgeberanteils eine Stundungsvereinbarung mit dem Sozialversicherungsträger zu treffen ist. Denn auch wenn der Arbeitgeberanteil aberkannt wird, macht sich der Geschäftsführer beim Vorliegen weiterer Voraussetzungen strafbar.
Insolvenzantragspflicht
Der Geschäftsführer muss auch wenn die Gesellschafter dies unter Umständen nicht wollen, bei Vorliegen eines Insolvenzgrundes bspw. Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung der GmbH einen Insolvenzantrag stellen. Dies gilt auch dann, wenn ein Gläubiger seinerseits bereits einen Insolvenzantrag gestellt hat. Ansonsten riskiert der Geschäftsführer strafrechtlich zu haften oder persönlich von Gläubigern in Anspruch genommen zu werden, die aufgrund der Insolvenz kein Geld mehr von der GmbH bekommen können. Der Geschäftsführer hat ohne schuldhaftes Zögern binnen spätestens drei Wochen nach Vorliegen des Insolvenzgrundes den Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu stellen.
Eine Überschuldung liegt vor, wenn das Vermögen der GmbH ihre Schulden nicht mehr decken kann. Zahlungsunfähigkeit einer GmbH liegt vor, wenn sie fällige Zahlungsverpflichtungen nicht mehr erfüllen kann, also praktisch ihre Zahlungen eingestellt hat. Beträgt dabei die Liquiditätslücke weniger als 10% der fälligen Verbindlichkeiten, ist die GmbH noch nicht zahlungsunfähig.
Die Rechtsprechung hat die Zahlungsunfähigkeit von der Zahlungsstockung abgegrenzt. Allerdings muss der Geschäftsführer sie als Alarmzeichen ernst nehmen. Eine noch folgenlose Zahlungsstockung liegt vor, wenn davon auszugehen ist, dass die GmbH sich innerhalb von drei Wochen die notwendigen finanziellen Mittel beschaffen kann.
Im Falle dass die bilanzielle Überschuldung d.h. ein nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag bereits fest steht, muss der Geschäftsführer prüfen, ob auch eine rechtliche Überschuldung vorliegt. Diese ist gegeben, wenn das Vermögen der GmbH die bestehenden Verbindlichkeiten nicht mehr deckt, außer wenn der Fortbestand des Unternehmens überwiegend wahrscheinlich ist. An eine solche positive Fortführungsprognose stellt die Rechtsprechung hohe Ansprüche, um eine persönliche Haftung des Geschäftsführers zu vermeiden. Voraussetzung ist daher ein Expertenrat nach dem Standard des Instituts der Wirtschaftsprüfer.
Gleicht der Geschäftsführer nach Eintritt der Insolvenz rückständige Umsatz- oder Lohnsteuer an das Finanzamt und rückständige Arbeitnehmeranteile an die zur Sozialversicherung vorgesehen Einzugsstelle aus, trifft ihn keine Haftung.
Hier noch einmal eine Zusammenfassung:
- Der Geschäftsführer kann jederzeit durch die Gesellschafter berufen und abberufen werden, solange nicht das Erfordernis eines wichtigen Grundes geregelt ist.
- Der Geschäftsführer sollte nicht für die Gesellschaft handeln, bevor diese im Handelsregister eingetragen ist, um eine verschuldensunabhängige Haftung zu vermeiden
- Der Geschäftsführer sollte mit der Gesellschaft einen Geschäftsführeranstellungsvertrag schließen, der idealerweise in Form eines dauernden Dienstverhältnisses ausgestaltet ist.
- Der Geschäftsführer ist für sämtliche Pflichten der Gesellschaft gegenüber den Gesellschaftern, allen Vertragspartnern und Behörden verantwortlich. Er vertritt die Gesellschaft als Organ in allen Angelegenheiten gerichtlich und außergerichtlich, §§ 35, 36 GmbHG.
- Die Befugnis zur Geschäftsführung ist in der Satzung der Gesellschaft und/oder im Anstellungsvertrag zu regeln. Beschränkungen der Geschäftsführung sind Dritten gegenüber nur soweit wirksam, wie sie im Handelsregister eingetragen sind. Überschreitet der Geschäftsführer seine Befugnisse gegenüber der Gesellschaft, ist er der Gesellschaft u.U. zum Schadensersatz verpflichtet oder u.U. zum Schadensersatz oder zur Erfüllung gegenüber dem Dritten.
- Der Geschäftsführer hat die gesetzliche Aufgabe die Gesellschafterversammlungen einzuberufen, § 49 GmbHG und deren Weisungen zu folgen. Er sollte sich Weisungsbeschlüsse grundsätzlich schriftlich geben lassen.
- Der Geschäftsführer hat der Gesellschaft eine notwendige Organisationsstruktur zu geben. Z.B. Zuteilung von Zuständigkeiten an Mitarbeitern
- Der Geschäftsführer hat Interessenkollisionen zwischen eigenen und Unternehmensinteressen zu vermeiden. Er hat sich vor Entscheidungen ausreichend zu informieren und nachvollziehbar nach seiner Überzeugung im besten Interesse des Unternehmens zu handeln (Business Judgement Rules iSd. § 93 AktG).
- Der Geschäftsführer ist für alle notwendigen Eintragungen über relevante Punkte in das Handelsregister verantwortlich, § 78 HGB. Veränderungen im Gesellschafterbestand sind unverzüglich mitzuteilen
- Die Anmeldung der Eintragung erfolgt über einen Notar, die Beratung und Abfassung der Eintragung idealerweise über einen Rechtsanwalt
- Falsche Angaben gegenüber dem Registergericht können zur Strafbarkeit führen, § 82 GmbHG
- Der Geschäftsführer hat die Pflicht zur Kapitalerhaltung, § 30 GmbHG. D.h. er hat darauf zu achten, dass das Stammkapital nicht an die Gesellschafter ausbezahlt wird (Ausnahme: Beherrschungs- und Gewinnabführungsverträge)
- Der Geschäftsführer hat die Pflicht auf allen Geschäftsbriefen die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft, das zuständige Registergericht und Registernummer sowie alle Geschäftsführer anzugeben
- Der Geschäftsführer darf nicht zulasten der Gesellschaft für Dritte oder sich selbst gegen die Gesellschaft tätig werden (Wettbewerbsverbot)
- Der Geschäftsführer hat über sämtliche Angelegenheiten der Gesellschaft sowie Geschäftsgeheimnisse Stillschweigen zu bewahren; Strafbarkeit nach § 85 GmbHG.
- Der Geschäftsführer hat den Gesellschaftern auf Anfrage Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft und Einsicht in die Bücher zu gewähren, § 51a GmbHG
- Der Geschäftsführer ist für die Buchführung (§ 41, 42 GmbHG) verantwortlich und hat den Jahresabschluss und den Lagebericht aufzustellen.
- Delegation an Steuerberater befreit nicht von persönlicher Haftung
- Der Geschäftsführer hat die Umsatzsteuervoranmeldungen vorzunehmen
- Der Geschäftsführer hat die Jahressteuererklärung rechtzeitig und vollständig beim Finanzamt einzureichen
- Der Geschäftsführer muss mit seinen Angestellten schriftliche Arbeitsverträge abschließen oder solche über freie Mitarbeit.
- Der Geschäftsführer hat die Einstellung von Arbeitnehmern bei der jeweiligen Krankenkasse des Mitarbeiters zu melden und deren Gehalt anzugeben.
- Der Geschäftsführer hat die Sozialversicherungsbeiträge (Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung, Unfallversicherung, Arbeitslosenversicherung) bei der jeweils zuständigen Krankenkasse des Mitarbeiters zu melden und regelmäßig abzuführen
- Bei verspäteter Meldung und/oder Abführung drohen Geldbußen, Strafbarkeit und das Stellen eines Insolvenzantrags durch die Krankenversicherungen
- Der Geschäftsführer hat den Arbeitsplatz sicher und nach den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen entsprechend zu gestalten
- Bei drohender Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit hat der Geschäftsführer die Pflicht, einen Insolvenzantrag zu stellen, § 15 a InsO. Die Voraussetzungen kann ein Steuerberater ermitteln.
- Während und kurz vor einer Insolvenz ist die Handlungsfreiheit des Geschäftsführers eingeschränkt. Gläubiger benachteiligende Handlungen können u.U. später angefochten werden.
- Bei Verstößen drohen Bußgelder und Strafbarkeit für den Geschäftsführer persönlich
- Der Geschäftsführer ist in wirtschaftlicher Krise verpflichtet durch Aufstellung eines Vermögensstatus in der Form einer Überschuldungsbilanz einen Überblick über den Vermögensstand der Gesellschaft zu verschaffen und notfalls fachkundige Hilfe einzuholen
Jan Köster
Die kanzleiköster ist eine auf das Gesellschaftsrecht spezialisierte Boutique-Kanzlei in Münchens Museums- und Universitätsviertel Maxvorstadt.