Die Pflichten eines GmbH-Geschäftsführers im Überblick

In diesem Beitrag wird ein ausführlicher Überblick über die Pflichten, die einem GmbH-Geschäftsführer im Rahmen seiner Tätigkeit treffen, vermittelt. Dieser gliedert sich in:

1. Pflichten bei Gründung der Gesellschaft
2. Pflichten nach Gründung der Gesellschaft
3. Pflichten in der Krise der Gesellschaft
4. Pflichten bei der Beendigung der Gesellschaft

A. Pflichten bei Gründung der Gesellschaft

1. Handelsregisteranmeldung

Zunächst bestimmt § 78 GmbHG, dass der Geschäftsführer die im GmbHG genannten Anmeldungen zum Handelsregister vorzunehmen hat.

Der Geschäftsführer sollte dabei wissen, welche Unterlagen er bei der Anmeldung nach § 7 GmbHG benötigt. Hierfür enthält § 8 GmbHG eine Liste der notwendigen Unterlagen:

• der Gesellschaftsvertrag im Sinne des § 3 GmbHG,
• und sofern der Geschäftsführer nicht im Gesellschaftsvertrag bestimmt ist, den Geschäftsführerbestellungsbeschluss,
• eine Gesellschafterliste nach den Vorgaben des § 40 GmbHG,
• im Falle einer Sachgründung den Sachgründungsbericht sowie einen Nachweis über den Wert der Sacheinlage sowie
• die Versicherung, dass die Einlagen zur freien Verfügung der Geschäftsführung geleistet wurden und
• eine Versicherung, dass keine Gründe vorliegen, die die Bestellung zum Geschäftsführer verhindern.

Ein Hauptaugenmerk sollte dabei auf der Gesellschafterliste liegen, welche Transparenz über die Beteiligungsstruktur schaffen soll. Versäumt der Geschäftsführer nämlich schuldhaft die Pflicht zur Einreichung einer aktualisierten Liste, so kann daraus eine Schadensersatzpflicht gegenüber Gläubigern und gegenüber denjenigen Personen, deren Beteiligung sich geändert hat, erwachsen (vgl. § 16 Abs. 3 GmbHG).

2. Versicherung, dass die Stammeinlage zur freien Verfügung geleistet wurde

Die Besonderheit der GmbH gegenüber den Personengesellschaften liegt darin, dass nicht die Gesellschafter selbst, sondern lediglich das Gesellschaftsvermögen für Verbindlichkeiten haftet. Es ist zum Schutz der Gläubiger daher notwendig, dass die Stammeinlage auch tatsächlich geleistet wurde. § 8 Abs. 2 GmbHG bestimmt aus diesem Grund, dass der Geschäftsführer die vollständige Bewirkung der Einlage und die für ihn freie Verfügbarkeit versichern muss.

Werden im Rahmen der Errichtung der Gesellschaft falsche Angaben gemacht, so müssen Geschäftsführer und Gesellschafter gem. § 9a Abs. 1 GmbHG die fehlenden Einzahlungen als Gesamtschuldner leisten und für alle sonstigen Schäden ersetzen. Ausreichend ist dafür bereits leichte Fahrlässigkeit.

Problematisch ist dabei zumeist die Leistung der Einlage „zur freien Verfügung“. Eine freie Verfügungsmöglichkeit besteht nämlich z.B. dann nicht, wenn das Konto, auf das einbezahlt wird, gepfändet ist oder die Bank nach Saldoverrechnung keine neuen Verfügungen zulässt.

Hervorzuheben sind im Rahmen der Bargründung beispielsweise diejenigen Fälle, in denen der Einlagebetrag wieder an den einlegenden Gesellschafter zurückfließt (sog. Hin- und Herzahlen). Es handelt sich dann nämlich nicht um eine endgültige und effektive Mittelzufuhr.

Gibt es daneben auch noch andere Fälle?

Auch bei Ratenzahlungen muss von einem solchen Fall ausgegangen werden. Hier würde sich eine Versicherung seitens des Geschäftsführers als falsch darstellen, da die Einlageleistung nach der Rechtsprechung keine Erfüllungswirkung hätte, die Leistung also noch einmal erbracht werden müsste. Hiervon macht § 19 Abs. 5 GmbHG jedoch eine Ausnahme für Absprachen, bei denen eine Leistung an einen Gesellschafter, die einer Rückzahlung seiner Einlage entspricht, durch einen vollwertigen Rückgewähranspruch gedeckt ist.

Bei einer Sachgründung sind die sog. verdeckten Sacheinlagen (vgl. § 19 Abs. 4 GmbHG) von zentraler Bedeutung. Von einer solchen ist die Rede, wenn ein Gesellschafter seine Einlage zwar in bar erbringt, die Gesellschaft aber mit dieser Einlage aber umgehend etwas von dem Gesellschafter erwirbt, wodurch die Einlage wieder an den Gesellschafter zurückfließt.

Bei wirtschaftlicher Betrachtung erhält die Gesellschaft also keine Geldmittel, sondern lediglich einen Sachgegenstand. Bei einer verdeckten Sacheinlage erfolgt im Vergleich zu einer regulären Sacheinlage keine Prüfung durch das Registergericht, wodurch die Gefahr besteht, dass der eingebrachte Sachgegenstand nicht dem Nennbetrag der Geschäftsanteile entspricht. Hierdurch wird der Gläubigerschutz untergraben, weshalb der betreffende Gesellschafter nach § 19 Abs. 4 S. 2 – 5 GmbHG zum Ausgleich der Differenz zwischen Nennbetrag und tatsächlichem Wert der Sacheinlage in bar verpflichtet wird. Eine verdeckte Sacheinlage hat also „teilweise“ Erfüllungswirkung. Neben ihm haftet aber auch der Geschäftsführer.

3. Versicherung, dass keine Gründe vorliegen, die die Bestellung zum Geschäftsführer verhindern

Bei der Anmeldung zum Handelsregister hat der Geschäftsführer ferner eine Versicherung dahingehend abzugeben, dass seiner Bestellung keine der in § 6 GmbHG genannten Gründe (z.B. eine Verurteilung aufgrund einer Insolvenzstraftat nach den §§ 283 – 283d StGB) entgegenstehen. Falsche, d.h. sowohl unzutreffende als auch unvollständige Angaben in der Versicherung nach § 8 Abs. 3 S. 1 GmbHG können eine Strafbarkeit nach § 82 Abs. 1 Nr. 5 GmbHG nach sich ziehen. Hierauf steht neben einer Geldstrafe eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren.

B. Pflichten nach Gründung der Gesellschaft

Nach der Gründung muss der Geschäftsführer den gesellschaftsvertraglich festgelegten Gesellschaftszweck verfolgen, d.h. alle zur Verwirklichung dieses Zwecks gebotenen Maßnahmen und Entscheidungen treffen. Zu diesem Zweck weist das Gesetz dem Geschäftsführer bestimmte Pflichten wie die ordnungsgemäße Buchführung und Bilanzierung (vgl. §§ 41, 42 GmbHG) oder die Einberufung der Gesellschafterversammlung (vgl. § 49 GmbHG) und die Stellung des Antrags auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens (vgl. § 15a InsO) zu. Der Pflichtenkreis des Geschäftsführers nach erfolgreicher Gründung ist generell sehr umfangreich, weshalb nachfolgend einige ausgewählte Aufgabenfelder dargestellt werden.

1. Vertretung der Gesellschaft

Zu den Hauptaufgaben des Geschäftsführers zählt neben der Führung der Geschäfte auch die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung der Gesellschaft nach außen (vgl. §§ 35, 36 GmbHG). Die außergerichtliche Vertretung umfasst sowohl die Aktivvertretung, d.h. die Abgabe von Willenserklärungen im Namen der GmbH, als auch die Passivvertretung, also die Entgegennahme von an die GmbH gerichteten Willenserklärungen. Im Hinblick auf die gerichtliche Vertretung ist erwähnenswert, dass der Geschäftsführer die Prozesshandlungen der GmbH ausführt.

Die Vertretungsbefugnis wird beispielsweise durch den gesetzlichen Regelfall des Selbstkontrahierungsverbots (vgl. § 181 BGB) eingeschränkt, wonach es dem Geschäftsführer untersagt ist, die Gesellschaft bei einem Geschäft mit sich selbst oder einen Dritten, den er vertritt, zu vertreten.

Nicht zur außergerichtlichen Vertretung zählen alle satzungsändernden Erklärungen (z.B. Kapitalerhöhungen oder -herabsetzungen), Firmenänderungen oder die Auflösung der Gesellschaft. Diese entziehen sich seinem Pflichtenkreis. Die laufenden Geschäfte hingegen kann der Geschäftsführer grundsätzlich ohne Beteiligung der Gesellschafterversammlung vornehmen. Ausgenommen hiervon sind etwa der Verkauf wesentlicher Betriebsteile oder die Verlegung des Geschäftssitzes. In diesen Fällen besteht eine Vorlagepflicht an die Gesellschafterversammlung.

2. Geschäftsführungsbefugnis

Von der organschaftlichen Vertretung ist die Geschäftsführungsbefugnis zu unterscheiden. Während die Vertretungsmacht das „Können“ des Geschäftsführers nach Außen regelt, meint die Geschäftsbefugnis das rechtliche „Dürfen“ im Innenverhältnis.

Beschränkungen in seinem Handeln können dem Geschäftsführer dabei lediglich im Innenverhältnis zur Gesellschaft auferlegt werden (vgl. § 37 Abs. 2 GmbHG). Dies geschieht entweder durch eine satzungsmäßige Beschränkung oder durch einen Beschluss der Gesellschafter. Bei Zuwiderhandlungen macht sich der Geschäftsführer gegenüber der GmbHG schadensersatzpflichtig.

Bei Führung der Geschäfte besteht die grundsätzliche Verpflichtung, den von der Gesellschafterversammlung erteilten Weisungen, Folge zu leisten – vorausgesetzt diese Weisungen beruhen auf einem wirksamen Gesellschafterbeschluss (vgl. § 37 Abs. 1 GmbHG). Ausgenommen davon sind rechtswidrige Weisungen und solche, die die Existenz der Gesellschaft gefährden könnten. Alleingesellschafter müssen in diesem Kontext die Dokumentationspflicht des § 48 Abs. 3 GmbHG beachten, welche diesen zur Erstellung einer unterschriebenen Niederschrift des Weisungsbeschlusses verpflichtet.

3. Wahrnehmung der Geschäftsführungsaufgaben

Neben der Vertretung der Gesellschaft zählt auch die Wahrnehmung der Geschäftsführungsaufgaben zu den zentralen Pflichten eines Geschäftsführers. Diese Pflicht besteht von der Bestellung bis zum Ende der Geschäftsführerstellung. Ganz grundlegend versteht man darunter die Pflicht zur ordnungsgemäßen Unternehmensleitung. Mit anderen Worten: Der Geschäftsführer trifft alle für die Erreichung des Gesellschaftszwecks erforderlichen Entscheidungen, wobei ihm ein weiter unternehmerischer Handlungsspielraum (sog. business judgement rule) eingeräumt ist. Nichtsdestotrotz muss er stets das Gesellschaftsinteresse berücksichtigen, schließlich verwaltet der Geschäftsführer ihr – und damit fremdes – Vermögen.

Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, so haben sie die Pflicht zur gegenseitigen Überwachung und Kooperation, um eine ordnungsgemäße Geschäftsführung gewährleisten zu können.

Der Überbegriff der Geschäftsführungsaufgaben lässt sich noch weiter in näher konturierte Pflichten unterteilen:

• Ordnungsgemäße Organisation: Dem Geschäftsführer obliegt die Schaffung einer zur Erreichung des Gesellschaftszwecks erforderlichen inneren Organisationsstruktur. Hierzu zählt z.B. eine eindeutige Zuordnung aller Mitarbeiter zu bestimmten Bereichen.
• Überwachung der wirtschaftlichen Entwicklung: Nur die ständige Überwachung der finanziellen Situation der Gesellschaft ermöglicht es dem Geschäftsführer für den (wirtschaftlichen) Erfolg der GmbH geeignete Maßnahmen zu treffen. Es ist daher notwendig, dass die von ihm geschaffene Organisationsstruktur ständigen Einblick in alle betriebswirtschaftlich relevanten Daten (z.B. Ertragslage oder Zahlungsfähigkeit) ermöglicht. Ansonsten wäre ihm die Einhaltung seiner Insolvenzantragspflicht (vgl. § 15a InsO) oder die Einberufung der Gesellschafterversammlung bei Verlust des hälftigen Stammkapitals nach § 49 Abs. 3 GmbHG nicht möglich.
• Ordnungsgemäße Unternehmensführung: Bei der Unternehmensführung hat der Geschäftsführer die „Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes“ (vgl. § 43 Abs. 1 GmbHG) anzuwenden. Hieraus folgt zum einen die Pflicht, alle Entscheidungen angepasst an die jeweiligen Umstände vorzubereiten. Alle Entscheidungen sowie deren Durchführung sollten sich zum anderen auch an bewährten Erfahrungen orientieren. Der Geschäftsführer sollte den ordnungsgemäßen Ablauf angemessen zu kontrollieren. Bei der Wahrnehmung dieser Aufgabe steht dem Geschäftsführer stets ein weiter unternehmerischer Handlungsspielraum zu, ohne den ein effektives unternehmerisches Handeln undenkbar wäre. Es handelt sich dabei jedoch keineswegs um einen Freibrief für jegliches Handeln. Risiken einzugehen kann legitimes unternehmerisches Handeln sein, sofern vernünftige geschäftliche Gründe dafürsprechen. Ansonsten besteht auch hier ein Haftungsrisiko für den Geschäftsführer nach § 43 Abs. 2 GmbHG.

4. Organschaftliche Treuepflicht

In seiner Herkunft umstritten, seine Existenz aber einhellig vorausgesetzt, ist die gesellschaftliche Treuepflicht die wohl facettenreichste Verpflichtung des Geschäftsführers. Ganz allgemein verpflichtet diese dazu, in allen Angelegenheiten, welche das Gesellschaftsinteresse berühren, stets das Wohl der Gesellschaft im Blick zu haben. Der Geschäftsführer muss der Gesellschaft dabei all sein Know-how, seine Erfahrungen und Fähigkeiten vollumfänglich zur Verfügung stellen.

Zu den hieraus abgeleiteten Ausprägungen zählt etwa das Wettbewerbsverbot, welches unabhängig von etwaigen im Anstellungsvertrag vereinbarten Regelungen besteht. Dieses untersagt dem Geschäftsführer jedwede unternehmerische Tätigkeit in dem von der Satzung festgelegten Unternehmensgegenstand der Gesellschaft, soweit sich hieraus ein Interessenskonflikt mit den von ihm wahrzunehmenden Pflichten ergeben kann. Eine Befreiung kann nur durch einen ausdrücklichen Beschluss der Gesellschafterversammlung erfolgen, welcher dem Geschäftsführer die Tätigkeit erlaubt.

In eine ähnliche Richtung zielt auch das Verbot, sich dem Geschäftsführer bietende Geschäftschancen für die GmbH wahrzunehmen und für sich oder Dritte auszunutzen, wenn sie eigentlich der Gesellschaft zustehen würden. Dem Gesellschaftsinteresse ist stets der Vorrang vor dem Eigeninteresse zu gewähren. Es spielt hierbei deshalb auch keine Rolle, ob sich die Chancen ihm privat oder in seiner Rolle als Geschäftsführer eröffnet haben.

Ferner trifft den Geschäftsführer eine Verschwiegenheitspflicht in Bezug auf sämtliche Angelegenheiten der Gesellschaft. Er hat insbesondere Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse vertraulich zu behandeln und darf diese nicht gegenüber Dritten offenbaren. Ansonsten drohen dem Geschäftsführer gemäß § 85 GmbHG mitunter strafrechtliche Konsequenzen.

5. Kapitalerhaltungspflicht

Zur Verwaltung des Gesellschaftsvermögens zählt auch die Pflicht des Geschäftsführers zur Erhaltung und Sicherung des Stammkapitals. Vor diesem Hintergrund bestimmt § 30 Abs. 1 GmbHG ein Auszahlungsverbot an Gesellschafter. Auch hinter dieser Vorschrift stehen Gläubigerschutzerwägungen. Schließlich ist das Stammkapital im Haftungsfall im Zweifel der einzige Rettungsschirm des Gläubigers. Zahlungen, die gegen dieses Verbot verstoßen, müssen der GmbH von demjenigen Gesellschafter zurückerstattet werden, der die Zahlung empfangen hat. Der Geschäftsführer übernimmt hierbei die Geltendmachung des Rückforderungsanspruchs im Namen der Gesellschaft.

Seine Überwachungspflicht lässt den Geschäftsführer über § 30 Abs. 1 GmbHG hinausgehend zudem dafür Sorge tragen, dass verbotene Auszahlungen auch nicht von seinen Mitgeschäftsführern oder anderen zur Vertretung ermächtigen Personen (z.B. einem Prokuristen) durchgeführt werden.

Dieser Kapitalerhaltungsgrundsatz ist zwingend, sodass der Geschäftsführer auf eine Auszahlung gerichtete Beschlüsse der Gesellschafterversammlung weder ausführen muss noch darf. Auch kann das Stammkapital nicht lediglich durch Rückzahlung an die Gesellschafter aufgezehrt werden, sondern auch durch wirtschaftliche Verluste oder Ausgaben für laufende Geschäfte. Da auch diese Aufgaben in den Pflichtenkreis des Geschäftsführers fallen, ist auch an dieser Stelle große Sorgfalt geboten (vgl. business judgement rule).

Fällt dem Geschäftsführer in Hinblick auf eine verbotene Auszahlung ein Verschulden zur Last, so ist er der Gesellschaft gem. §§ 31 Abs. 6 GmbHG, 43 Abs. 3 GmbHG zum Ersatz des entstandenen Schadens verpflichtet. Bei einem vorsätzlichen Verstoß droht darüber hinaus eine Strafbarkeit wegen Untreue gem. § 266 StGB.

6. Kapitalerhöhungen

Ein naher Verwandter der Kapitalerhaltung ist die Kapitalerhöhung. Im Rahmen einer Kapitalerhöhung wird das satzungsmäßig vereinbarte Stammkapital durch Zuführung neuer Mittel oder aus vorhandenen Gesellschaftsmitteln erhöht. Die Kapitalerhöhung kann nur durch satzungsändernden Gesellschafterbeschluss durchgeführt werden (vgl. §§ 53 Abs. 1, 55 ff. GmbHG). Der Geschäftsführer muss einen solchen Kapitalerhöhungsbeschluss umsetzen und ist dabei für die ordnungsgemäße Kapitalaufbringung verantwortlich. Wie bereits auch im Rahmen der Gründung muss der Geschäftsführer auch hier eine Versicherung abgeben, dass die Einlage zur freien Verfügung des Geschäftsführers für Gesellschaftszwecke eingezahlt und anschließend nicht an die Gesellschafter zurückbezahlt wurde. Macht der Geschäftsführer hier falsche Angaben, so haftet er gleichermaßen auf Schadensersatz gemäß § 9a Abs. 1 GmbHG (vgl. § 57 Abs. 4 GmbHG)

Ist das erhöhte Kapital durch die Übernahme der Geschäftsanteile gedeckt, so ist der Geschäftsführer gem. § 57 Abs. 1 GmbHG dazu verpflichtet, die Kapitalerhöhung zum Handelsregister anzumelden.

7. Steuerliche Pflichten

Der Geschäftsführer verwaltet das gesellschaftliche Vermögen. Zu dieser Vermögensbetreuung zählt nach § 34 Abs. 1 AO, dass er die steuerlichen Pflichten der Gesellschaft zu erfüllen hat. Insbesondere obliegt ihm die Pflicht dafür zu sorgen, dass die Steuern aus dem Gesellschaftsvermögen entrichtet werden können.

Können Ansprüche gegen die GmbHG aus dem Steuerschuldverhältnis nicht erfüllt werden, weil der Geschäftsführer seine Pflichten (z.B. die Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer aus §§ 38 Abs. 3, 41a Abs. 1 EStG) verletzt hat, so haftet er gem. § 69 AO.

8. Angaben auf Geschäftsbriefen

Die in § 35a GmbHG normierten Mindestanforderungen an Angaben auf Geschäftsbriefen (z.B. Rechtsform und Sitz der Gesellschaft oder das zuständige Registergericht) dienen den Geschäftspartnern der Verschaffung wesentlicher Informationen über die Gesellschaft und ermöglichen die weitergehende Aufklärung durch Mitteilung der handelsregisterlichen Daten. Der Begriff der „Geschäftsbriefe“ umfasst sämtliche nach außen gerichtete geschäftliche Mitteillungen, wie etwa Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen. Der Geschäftsführer haftet persönlich für Schäden, die sich aus fehlenden Pflichtangaben ergeben können. Zudem kann gegen ihn im Falle eines Verstoßes ein Zwangsgeld festgesetzt werden.

8. Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung und Veröffentlichungspflichten

Das Gesetz verpflichtet den Geschäftsführer in § 41 GmbHG „für eine ordnungsgemäße Buchführung der Gesellschaft zu sorgen“. Als Geschäftsführer einer Handelsgesellschaft muss also darauf hingewirkt werden, dass die Buchführungspflichten der §§ 238 ff., 264 ff. HGB eingehalten werden. Diese Aufgabe muss nicht vom Geschäftsführer persönlich erledigt werden, sondern er hat lediglich für ihre Einhaltung Sorge zu tragen. In der Regel wird diese Verpflichtung durch den Einsatz qualifizierten Fachpersonals (z.B. Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer) erfüllt. Delegiert der Geschäftsführer diese Pflicht, so trifft ihn eine Überwachungs- und Kontrollpflicht.

Im Rahmen der Buchführung ist die Gesellschaft z.B. gem. §§ 264 Abs. 1, 242 Abs. 1 HGB zur jährlichen Erstellung des Jahresabschlusses am Ende des Geschäftsjahres verpflichtet. Nach der Aufstellung des Jahresberichts legt der Geschäftsführer diesen umgehend der Gesellschafterversammlung vor, welche ihn daraufhin feststellt. Im Anschluss an die Feststellung ist der Jahresabschluss vom Geschäftsführer mit Datumsangabe zu unterzeichnen.

Drohende strafrechtliche Sanktionen sollen die Einhaltung der im öffentlichen Interesse stehenden Buchführungspflichten gewährleisten. So besteht etwa gem. § 283 StGB eine Strafbarkeit wegen Bankrotts, wenn der Geschäftsführer bei Überschuldung oder drohender bzw. eingetretener Zahlungsunfähigkeit einer ordnungsgemäßen Buchführung gar nicht nachkommt oder die Bilanzen so aufstellt, dass sie eine Übersicht über den Vermögensstand erschwert. Die gleiche Gefahr besteht aber auch, wenn die Bilanzen nicht in der vorgeschriebenen Zeit aufgestellt werden.

9. Auskunfts- und Informationspflicht

Gemäß § 51a GmbHG ist der Geschäftsführer jedem Gesellschafter unabhängig der Größe seiner Beteiligung zur unverzüglichen Auskunftserteilung über die Angelegenheiten der Gesellschaft verpflichtet und muss ihnen Einsicht in die Bücher der Gesellschaft gestatten. Ein besonderes Informationsbedürfnis ist dabei nicht erforderlich.

Zu den gegenständlichen „Angelegenheiten der Gesellschaft“ gehören einerseits alle die Unternehmensführung betreffenden und für die Gewinnermittlung und -verwendung maßgeblichen Tatsachen. Andererseits zählt dazu alles, was mit den wirtschaftlichen Verhältnissen der Gesellschaft, ihrer Beziehung zu Dritten sowie der Geschäftsführung in Zusammenhang steht. Der Geschäftsführer muss also z.B. auch Auskunft über die Bezüge der Geschäftsführung erteilen.

Die Auskunft ist dabei vollständig und inhaltlich zutreffend zu erteilen. Verweigern darf der Geschäftsführer die Informationserteilung nur, wenn eine Verwendung zu gesellschaftsfremden Zwecken zu befürchten ist und der Gesellschaft dadurch ein nicht unerheblicher Nachteil droht. Hierüber hat jedoch nicht der Geschäftsführer allein zu entscheiden. Vielmehr muss er einen Gesellschafterbeschluss über die Verweigerung einholen.

10. Gesellschafterversammlungen und Vollzug der Gesellschafterbeschlüsse

Nach dem gesetzlichen Regelfall des § 49 Abs. 1 GmbHG obliegt es dem Geschäftsführer die Gesellschafterversammlung einzuberufen. Grundsätzlich kann die Einberufung nach Bedarf erfolgen (vgl. § 49 Abs. 2 GmbHG), allerdings sieht das GmbHG auch mehrere zwingende Einberufungsgründe vor:

• Jahresabschluss: Die Gesellschafterversammlung muss mindestens einmal jährlich zur Feststellung des Jahresabschlusses einberufen werden.
• Stammkapitalverlust: Wenn sich aus dem Jahresabschluss oder einer anderen Bilanz ergibt, dass die Hälfte des Stammkapitals verlustig gegangen ist, muss die Gesellschafterversammlung unverzüglich zur Information über die wirtschaftliche Lage einberufen werden (vgl. § 49 Abs. 3 GmbHG).
• Minderheitsgesellschafter: Gesellschafter, deren Geschäftsanteile zusammen mindestens 10% des Stammkapitals betragen, können die Einberufung unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangen (vgl. § 50 GmbHG).

Die Einberufung erfolgt – mindestens – eine Woche vor der geplanten Versammlung mittels eingeschriebenen Briefs an alle in die Gesellschafterliste eingetragenen Gesellschafter (vgl. § 51 Abs. 1 GmbHG). In der Einladung hat der Geschäftsführer den Ort, das Datum und die Uhrzeit der Versammlung zu nennen. Außerdem ist der Zweck der Versammlung anzugeben (vgl. § 51 Abs. 2 GmbHG). Der Einladung ist demnach eine Tagesordnung beizufügen, aus welcher für die Gesellschafter ersichtlich wird, worüber verhandelt und beschlossen werden soll. Reine Beratungsgegenstände bedürfen keiner gesonderten Ankündigung.

Nimmt der Geschäftsführer an der Versammlung als Versammlungsleiter teil, so ist er unter anderem für die Protokollierung sowie die Feststellung der Beschlüsse zuständig. Gleichzeitig sorgt er – ggf. mit Ordnungsmaßnahmen wie z.B. Wortentziehungen – für einen reibungslosen Versammlungsablauf.

C. Pflichten in der Krise der Gesellschaft

Im Hinblick auf eine mögliche Krise der Gesellschaft ist zwischen der rechtlichen und der betriebswirtschaftlichen Krise zu unterscheiden. Die betriebswirtschaftliche Krise ist dadurch gekennzeichnet, dass die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens bedroht, wohingegen die rechtliche Krise als Folge der betriebswirtschaftlichen Krise zu betrachten ist. Eine solche soll dann vorliegen, wenn die GmbH kreditunwürdig geworden ist, also keinen Kredit mehr zu marktüblichen Bedingungen erhält und die Gesellschaft ohne Kapitalzufuhr durch die Gesellschafter zwangsläufig liquidiert werden müsste. Lässt sich die Krise nicht durch geeignete Maßnahmen überwinden, folgt die Beendigung oder die Insolvenz der GmbH. Hierbei erhöhen sich die Anforderungen an die Tätigkeit des Geschäftsführers nicht unerheblich. Er hat sich bereits laufend ein Bild über die aktuelle wirtschaftliche Lage der Gesellschaft zu machen, gerät sie aber in eine Krise, trifft ihn eine grundsätzliche Sanierungs- bzw. Krisenreaktionspflicht in verschiedenen Ausprägungen.

1. Inkenntnissetzung der Gesellschafter

In einer Krise kommt es oft zum Verlust des Stammkapitals der GmbH. Wie bereits angedeutet ist der Geschäftsführer zur unverzüglichen Einberufung der Gesellschafterversammlung verpflichtet, sobald die Hälfte des Stammkapitals erreicht ist. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass alle Gesellschafter Kenntnis von der Krisensituation erlangen, um in der Folge entsprechende Sanierungsmaßnahmen (wie z.B. eine Kapitalerhöhung) ergreifen zu können.

2. Insolvenzantragspflicht

Verfehlen die Sanierungsmaßnahmen ihre Wirkung, so ist die Insolvenz der Gesellschaft die häufigste Folge. Die GmbH gilt als insolvent, wenn Zahlungsunfähigkeit droht (§ 18 InsO) bzw. bereits vorliegt (§ 17 InsO) oder die Gesellschaft überschuldet ist (§ 19 InsO). Nach § 15a Abs. 1 InsO ist es die Aufgabe des Geschäftsführers bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung unverzüglich – spätestens aber binnen drei Wochen – nach Vorliegen des Insolvenzgrundes einen Insolvenzantrag zu stellen.

Versäumt der Geschäftsführer diese Pflicht, so besteht eine Haftung gegenüber Gesellschaftsgläubigern aus § 823 Abs. 2 BGB i.V.m. § 15a InsO sowie eine Strafbarkeit wegen Insolvenzverschleppung gem. § 15a Abs. 4 InsO.

3. Organisationspflichten

Wie bereits angeführt, hat der Geschäftsführer sich stets über die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft zu informieren und dabei insbesondere die Insolvenzreife der Gesellschaft zu überprüfen. Werden ihm nun Anzeichen einer wirtschaftlichen Krise bekannt, so muss er sich umgehend einen genauen aktuellen Überblick über die Vermögenslage der Gesellschaft verschaffen.

Liegt objektiv bereits einer der Insolvenzgründe vor, so ist nicht erforderlich, dass der Geschäftsführer diese selbst feststellt. Es kommt dann für die Frage einer möglichen Haftung nach § 15b InsO aufgrund einer Zahlung an einen Gläubiger dann darauf an, ob die Insolvenzreife für ihn erkennbar war.

Nachdem diese Erkennbarkeit vermutet wird, muss der Geschäftsführer diese Vermutung eines schuldhaften Fehlverhaltens widerlegen. Im Zuge dessen kann er sich nicht auf mangelnde Sachkenntnis berufen, da seine Organisationspflicht ihn dazu verpflichtet, eine interne Organisationsstruktur zu schaffen, die die Pflichterfüllung ermöglicht. Er muss sich also ggf. sachkundig beraten lassen.

D. Pflichten bei der Beendigung der Gesellschaft

Tritt einer der in § 60 GmbHG genannten Gründe (z.B. Insolvenz oder ein Auflösungsbeschluss der Gesellschafterversammlung) ein, so ist die Gesellschaft aufzulösen. Auch in diesem Auflösungsstadium (sog. Liquidation) spielt der Geschäftsführer eine zentrale Rolle. Dabei entspricht der Gesellschaftszweck nicht mehr dem in der Satzung festgelegten, sondern er ist ab diesem Zeitpunkt auf die Abwicklung der GmbH gerichtet. Es verwundert daher nicht, dass der gesetzliche Regelfall die Einsetzung des bisherigen Geschäftsführers als Liquidator (auch: geborener Liquidator) vorsieht und so derjenige, der bisher den satzungsmäßigen Zweck verfolgt hat, nun auf die Abwicklung hinarbeitet (vgl. § 66 Abs. 1 GmbHG).

Seine Aufgabe liegt gem. § 70 GmbHG darin, die laufenden Geschäfte zu beenden, bestehende Verpflichtungen zu erfüllen und Forderungen einzuziehen sowie das Vermögen der Gesellschaft zu verwerten. Daneben obliegt ihm auch im Rahmen der Liquidation die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung.

Zur Beendigung eines schwebenden Geschäfts können neue Geschäfte eingegangen werden. Zu beachten ist dabei aber, dass ein ehemaliger Geschäftsführer, der vom Selbstkontrahierungsverbot des § 181 BGB befreit wurde, als Liquidator hiervon grundsätzlich nicht befreit ist. Er muss also erneut hiervon befreit werden, ansonsten sind Geschäfte, die er als Liquidator für die Gesellschaft mit sich selbst schließt, unwirksam.

Was kommt nach der Liquidation?

Im Rahmen der Auflösung ist der Geschäftsführer zunächst dazu verpflichtet, die Liquidation sowie die Vertretungsbefugnis des ersten Liquidators zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden (vgl. §§ 65 Abs. 1 S. 1, 67 Abs. 1 GmbHG). Nach der Eintragung hat er die Auflösung in den Gesellschaftsblättern – regelmäßig im Bundesanzeiger – dreimal bekannt zu machen und die Gläubiger aufzufordern, sich bei der Gesellschaft zu melden (vgl. § 65 Abs. 2 GmbHG). Mit der dritten Bekanntmachung beginnt gem. § 73 GmbHG das Sperrjahr, in welchem aus Gläubigerschutzgesichtspunkten das Restvermögen nicht an die Gesellschafter verteilt werden darf. Der ehemalige Geschäftsführer haftet bei Zuwiderhandlung den Geschädigten persönlich.

Im Wesentlichen treffen den Liquidator dieselben Pflichten wie den Geschäftsführer, weshalb auch er, sollte sich im Laufe der Liquidation Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung einstellen, unverzüglich einen Insolvenzantrag stellen muss.

Abgeschlossen wird die Tätigkeit durch die Veranlassung zur Aufbewahrung aller Gesellschaftsbücher durch einen Gesellschafter oder einen Dritten für eine Dauer von zehn Jahren. Sobald der ehemalige Geschäftsführer den Schluss der Liquidation sowie die Beendigung der Vertretungsbefugnis und das Erlöschen der Firma zum Handelsregister angemeldet hat, ist die Liquidation beendet und seine aus dem Amt des Liquidators erwachsenden Pflichten enden.

Zusammenfassung

Die Pflichten, die einem Geschäftsführer im Laufe seiner Amtszeit aufgebürdet werden, sind ausgesprochen umfangreich und für Laien oft undurchsichtig. Gerne helfen wir Ihnen dabei, Licht ins Dunkel der unüberschaubaren Geschäftsführerpflichten zu bringen – Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir einen auf Sie zugeschnittenen „Geschäftsführerschein„, mit dem Sie Ihre Tätigkeit als Geschäftsführer ohne schlechtes Gewissen ausüben können.

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Jan Köster

Rechtsanwalt Jan Köster ist seit 2009 Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht seit 2007 Fachanwalt für Steuerrecht.
Die kanzleiköster ist eine auf das Gesellschaftsrecht spezialisierte Boutique-Kanzlei in Münchens Museums- und Universitätsviertel Maxvorstadt.

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