Die COVID-19-Pandemie zwang uns in den beiden vergangenen Jahren zu einer umfassenderen Digitalisierung des täglichen Lebens. Gleich, ob digitale Lehre, Homeoffice-Pflichten oder die Abhaltung privater Treffen im digitalen Raum via Webcam. Es war angesagt, persönliche Kontakte auf ein notwendiges Mindestmaß zu reduzieren, um dem Infektionsgeschehen entgegenzuwirken. Auch im Rechtsleben hielt dieser Wandel hin zum digitalen Leben Einzug: so wurde z.B in § 1 Abs. 2 COVMG festgelegt, dass die Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft (AG) auch virtuell abgehalten werden kann. Demgegenüber sieht der die GmbH-betreffende § 2 COVMG keine vergleichbare Regelung vor. Ist es dennoch möglich eine GmbH-Gesellschafterversammlung im digitalen Raum abzuhalten?
Grundsatz: Präsenzveranstaltungen
Im GmbH-Gesetz findet sich keine klare Regelung über Gesellschafterversammlungen per se. So bestimmt § 48 Abs. 1 GmbHG lediglich, dass Gesellschafterbeschlüsse im Rahmen von Versammlungen gefasst werden. Das Gesetz setzt Gesellschafterversammlungen also voraus. In Ermangelung einer solchen Regelung ist es daher denkbar, dass Gesellschafterversammlungen daher auch virtuell abgehalten werden können. Es ist allerdings davon auszugehen, dass der historische Gesetzgeber im Jahr 1892 während der Schaffung der Norm noch keine virtuelle Gesellschafterversammlung vor Augen hatte. Im Grundsatz ist daher von der Abhaltung einer Präsenzveranstaltung auszugehen. Dieser Auslegung entspricht die Tatsache, dass weder Änderungsentwürfe vorliegen noch im (temporär) geltenden COVMG eine der Aktiengesellschaft ähnliche Regelung geschaffen wurde. Muss man als GmbH-Geschäftsführer also daraus folgern, dass es stets einer Versammlung bedarf, bei der alle Gesellschafter persönlich zugegen sind?
Umlaufbeschluss und virtuelle Beschlussfassung
Die einfache Antwort hierauf lautet: Nein. So findet sich in § 48 Abs. 2 GmbHG die Möglichkeit einer gänzlich präsenzlosen Beschlussfassung. Allerdings regelt die Vorschrift nicht die Versammlungsform an sich, sondern lediglich ein Verfahren, wie man gänzlich ohne Gesellschafterversammlung Beschlüsse fassen kann. Insofern ist auch die weitere Erleichterung dieses Verfahrens durch § 2 COVMG nicht zielführend.
Im Gegensatz zu derartigen Umlaufbeschlüssen, wie § 48 Abs. 2 GmbHG sie vorsieht, ist der Gegenstand einer virtuellen Gesellschafterversammlung ein anderer: Es geht darum eine ordentliche Versammlung abzuhalten, allerdings nicht in persona, sondern virtuell am Bildschirm über Kommunikationsmittel.
Leitfaden: Wie läuft eine ordentliche Gesellschafterversammlung eigentlich ab?
Im Gesetz finden sich nur wenige Vorgaben hinsichtlich der Einberufung und des Ablaufs einer Gesellschafterversammlung. Um die Wirksamkeit von dort gefassten Beschlüssen zu garantieren, ist es daher essentiell wichtig, die vorgegebene Vorgehensweise einzuhalten. Folgender Ablauf soll als Leitfaden dienen (wobei hier der gesetzliche Grundfall dargelegt wird, von dem im Gesellschaftsvertrag abgewichen werden kann):
Einberufung:
In einem ersten Schritt obliegt es grundsätzlich den Geschäftsführern zur Gesellschafterversammlung zu laden (§ 49 Abs. 1 GmbHG). Die Einberufung erfolgt auf postalischem Wege durch eingeschriebenen Brief innerhalb einer Wochenfrist (§ 51 Abs. 1 GmbHG). Es empfiehlt sich die Beschlussgegenstände bereits in der Einladung aufzunehmen. Sofern dies nicht geschehen ist, müssen die Beschlussgegenstände nach § 51 Abs. 4 GmbHG spätestens drei Tage vor der Versammlung angekündigt werden. Ferner beinhaltet § 51 Abs. 3 GmbHG eine Ausnahmeregelung zu diesen Formvorschriften. Wurde die Gesellschafterversammlung hiernach nicht ordnungsgemäß einberufen, so ist die Gesellschaft nur dann beschlussfähig, wenn alle Gesellschafter anwesend sind (sog. Vollversammlung).
Ablauf:
Haben sich zum vereinbarten Zeitpunkt alle Gesellschafter am Versammlungsort eingefunden, sind die Beteiligten in der Gestaltung weitestgehend frei. Im Gesetz finden sich keine Regelungen zum äußeren Ablauf der Versammlung. Um einen effektiven Ablauf der Versammlung zu gewährleisten, empfiehlt sich zunächst die Bestimmung eines Versammlungsleiters. Je nach Größe der Gesellschaft bietet sich hier eine im Voraus festgelegte satzungsmäßige Bestimmung an. Den Gesellschaftern steht es aber auch frei ad hoc zu Beginn der Versammlung einen Leiter zu bestimmen. Zwingend ist dies in keinem Fall. Insbesondere in kleinen Gesellschaften erleichtern keine allzu festen Strukturen im Ablauf die Beschlussfassung.
Zwar besteht anders als bei der AG keine Protokollpflicht (vgl. § 130 AktG), allerdings ist die Bestimmung eines Protokollführers dennoch anzuraten. Diese Aufgabe kann, muss aber nicht vom Versammlungsleiter übernommen werden. Ein Protokoll hilft im Nachgang an die Veranstaltung Vorgänge nachzuvollziehen und erfüllt im Streitfall eine Beweisfunktion. Zusätzlich werden gefasste Beschlüsse schriftlich fixiert.
Sodann ist der Versammlungsleiter dazu verpflichtet das Vorliegen der Voraussetzungen über die Beschlussfähigkeit zu prüfen, wenn im Gesellschaftsvertrag eine Regelung hierüber besteht (z.B. nach Anzahl der anwesenden Gesellschafter oder nach Kapitalanteilen). Fehlt eine solche Bestimmung, ist die Gesellschaft grundsätzlich bei Anwesenheit eines einzelnen Gesellschafters beschlussfähig, sofern sie ordnungsgemäß einberufen wurde.
Stehen nun Beschlüsse zur Debatte, ist es Aufgabe des Versammlungsleiters die Abstimmungsergebnisse auszuwerten. Hierbei gilt es besonders aufmerksam zu sein, da die Gefahr besteht, mitgliedschaftliche Rechte einzuschränken. Schließlich bewertet der Versammlungsleiter, ob eine Stimme berücksichtigt wird oder nicht (z.B. Stimmrechtsausschluss, § 47 Abs. 4 GmbHG). Den Versammlungsleiter gilt es daher stets aufgrund seiner Sorgfalt und Sachkenntnis zu bestimmen.
Dieses Vorgehen lässt sich ohne weiteres auch auf eine virtuelle Versammlung übertragen. Lediglich der zu bestimmende Versammlungsort ist dann keine Versammlungsstätte im eigentlichen Sinne, sondern der digitale Raum.
Umsetzbarkeit einer virtuellen Gesellschafterversammlung
Allein die Tatsache, dass sich das Vorgehen einer ordentlichen Gesellschafterversammlung auf sie übertragen lässt, macht eine virtuelle Versammlung jedoch noch nicht zulässig. Aufgrund des gesetzlich festgelegten Grundsatzes der Abhaltung von Präsenzveranstaltungen fehlt ihnen die gesetzliche Grundlage. Nichtsdestotrotz kann die Regelung des § 48 Abs. 1, 2 GmbHG durch eine jeweilige Vereinbarung im Gesellschaftsvertrag abbedungen werden, vgl. § 45 Abs. 2 GmbHG. Dies lässt sich schon daraus folgern, dass vom Erfordernis einer Gesellschafterversammlung insgesamt abgesehen werden kann. Es obliegt daher den Gesellschafter selbst darüber zu befinden, ob Versammlungen virtuell abgehalten werden sollen oder nicht. Zu beachten bleibt aber dabei stets, dass eine etwaige Entscheidung nicht dem Minderheitenschutz zuwiderläuft.
Durch eine virtuelle Versammlung wird den Gesellschaftern ihr Teilnahmerecht nicht entzogen, allerdings kann eine solche rein tatsächlich zu einem Ausschluss führen. Zum Beispiel ist nicht jeder Gesellschafter auf demselben technischen Wissensstand und nicht jeder Gesellschafter verfügt zwangsläufig über die notwendigen Endgeräte, um an einer virtuellen Versammlung teilnehmen zu können. Für die Gesellschaft kann dies bedeuten, dass sie Zugangsmöglichkeiten (z.B. in Form eines Computers, der mit einer Webcam ausgestattet ist) zur Verfügung stellen muss. Demgegenüber ist es Gesellschaftern, die technisch weniger bewandt sind, regelmäßig zumutbar, sich mit der Technik auseinanderzusetzen.
Beachte:
Trotz der generellen Satzungsfreiheit gilt es jedoch ein wichtiges Prinzip aus dem Aktienrecht einzuhalten. Zwar unterscheidet sich die gesetzlich geregelte virtuelle Hauptversammlung insofern von einer rein virtuellen GmbH-Gesellschafterversammlung, als dass stets eine „Rumpf-Versammlung“ in Präsenz verbleiben muss. Allerdings wird man sich als GmbH-Geschäftsführer gleichermaßen der Zwei-Wege-Kommunikation bedienen müssen. Es muss also sichergestellt werden, dass der Austausch zwischen Gesellschaftern und Versammlungsleiter in Echtzeit erfolgt. Alle Teilnehmer müssen gleichzeitig senden sowie empfangen können und es darf keine erheblichen zeitlichen Verzögerungen im Rahmen der Übertragung geben. Ansonsten läuft man Gefahr, das Teilnahmerecht der Gesellschafter zu beschneiden. Es kann dann nicht mehr im selben Maße wie in einer Präsenzveranstaltung ausgeübt werden.
Risiken einer virtuellen Gesellschafterversammlung
Bei einer virtuellen Gesellschafterversammlung drohen dieselben Risiken wie bei einer Präsenzveranstaltung: Beschlussmängel. In beiden Fällen sind sie nach dem Beschlussmängelrecht des Aktiengesetzes zu behandeln ( §§ 241 ff. AktG). Danach führen Beschlussmängel entweder zur Anfechtbarkeit oder gar zur Nichtigkeit des jeweiligen Beschlusses.
Im Rahmen einer virtuellen Versammlung stellen technische Störungen den zentralen Problempunkt dar. § 243 Abs. 3 Nr. 1 AktG schränkt die Anfechtbarkeit ein, sofern der Gesellschaft nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorzuwerfen ist. Vor dem Hintergrund, dass diese Wertung für eine (nicht ausschließlich virtuelle) Hauptversammlung gilt, bei der weiterhin die Möglichkeit einer Präsenzteilnahme besteht, kann dies nicht ohne weiteres auf die rein virtuelle Gesellschafterversammlung übertragen werden. Es ist daher anzudenken, eine Anfechtung bei technischen Störungen zu erlauben, die in irgendeiner Form von der Gesellschaft zu vertreten sind. Ausreichend ist danach einfache Fahrlässigkeit. Anderes gilt für selbst verschuldete technische Störungen. Hierbei soll dem Gesellschafter grundsätzlich keine Anfechtungsmöglichkeit zustehen.
Zwischenfazit
Unabhängig von der COVID-19-Pandemie birgt die Möglichkeit einer – in der Satzung festgelegten – virtuellen Gesellschafterversammlung viele Vorteile. Hierdurch lassen sich nicht nur Kosten für die Gesellschaft einsparen, weil hierdurch die etwaige Anmietung passender Räumlichkeiten entfällt, sondern es erleichtert auch den Gesellschaftern selbst die Teilnahme an Versammlungen, die von einer unter Umständen stundenlangen Abreise absehen können.
Nachdem der Fortschritt der Digitalisierung kontinuierlich anhält, ist es als Geschäftsführer ratsam, sich trotz etwaiger Risiken auf diesen Wandel einzulassen und die eigene Gesellschaft zukunftsfähig zu machen – und ggf. satzungsmäßige Vorkehrungen zu treffen.
Vertiefung der rechtlichen Hintergründe
[Dieser Abschnitt richtet sich nicht an juristische Laien, sondern soll die rechtswissenschaftlichen Hintergründe der Möglichkeit einer virtuellen Gesellschafterversammlung näher beleuchten.]
Aus wissenschaftlicher Perspektive könnte die satzungsmäßige Bestimmung einer virtuellen Gesellschafterversammlung möglicherweise obsolet sein. Hinsichtlich der obigen Erwägungen zum historischen Hintergrund des § 48 I GmbHG lässt sich eine Ergänzung dahingehend vornehmen, dass sich der Versammlungsbegriff im Laufe der Jahre verändert hat. Ist der historische Gesetzgeber damals von einer körperlichen Zusammenkunft ausgegangen, sind virtuelle Gesellschafterversammlungen mit der Entwicklung der Kommunikationsmittel (z.B. Telefon oder Internet) nun mehr auch ein gebräuchlicher Weg. Insbesondere vor dem Hintergrund der COVID-19-Pandemie mit ihren Kontaktbeschränkungen meinen Versammlungen nicht mehr ausschließlich körperliche Treffen, sondern vielmehr Zusammenkünfte im digitalen Raum.
Auch die Regelung des § 2 COVMG lässt eine andere Schlussfolgerung zu als die oben genannte: Zwar ist die Möglichkeit einer virtuellen Versammlung ausschließlich in §§ 1, 3, 5 COVMG normiert und die Vorschriften gelten gerade für alle Körperschaften außer der GmbH. Nichtsdestotrotz könnte man hieraus schließen, dass der Gesetzgeber den gewandelten Versammlungsbegriff vor Augen hatte und die GmbH bewusst hinsichtlich einer virtuellen Zusammenkunft außen vor lassen wollte. Schließlich fand die GmbH auch durch die Erleichterung der schriftlichen Beschlussfassung Berücksichtigung beim Normgeber.
Erscheint dies nicht widersinnig?
Widersinnig erscheint diese Schlussfolgerung keines Wegs. So ist die GmbH, genau wie alle anderen Körperschaften, unabhängig gleichermaßen von den Kontaktbeschränkungen betroffen – unabhängig von ihrer personalisierten Struktur. Hieraus ließe sich lediglich schließen, dass die GmbH trotz des COVMG keine versammlungsbedürftigen Beschlüsse fassen könnte. Um nicht dem Zweck des COVMG nicht zuwider zu laufen, welches gesellschaftliche Maßnahmen trotz Kontaktbeschränkungen ermöglichen sollte, ist also davon auszugehen, dass der Gesetzgeber für die GmbH bewusst keine solche Regelung getroffen hat.
Ferner hat sich der BGH zwar noch nicht dazu geäußert, ob eine Gesellschafterversammlung stets eine körperliche Zusammenkunft meint. Nach seiner Ansicht ist erforderlich, dass „Beschlüsse der Gesellschafter […] gemäß § 48 Abs. 1 GmbHG grundsätzlich in Versammlungen, also bei gleichzeitiger Anwesenheit der Gesellschafter gefasst [werden]“ (BGH v. 16.1.2006 – II ZR 135/04). Diese gleichzeitige Anwesenheit kann ich zwei Richtungen gedeutet werden: zeitlich oder örtlich.
Willenserklärungen und An- und Abwesenden nach dem BGB?
Das BGB differenziert bei der Abgabe bzw. dem Zugang von Willenserklärungen nicht nach der körperlichen Anwesenheit, sondern nach dem zeitlichen Zusammenfallen beider.
Beispiel: Nach § 147 Abs. 1 Satz 2 BGB gilt eine mündliche Erklärung am Telefon als eine unter Anwesenden.
Das vom BGH aufgestellte Anwesenheitskriterium spricht daher eher für eine zeitliche Betrachtung. Eine solche zeitliche gleichzeitige Anwesenheit erreicht man gleichwohl auf einer virtuellen Versammlung.
Nicht zuletzt unterscheidet sich die Gesellschafterversammlung nach § 48 I GmbHG von den Versammlungen anderer Körperschaften: Sie ist kein Gesellschaftsorgan.
Die Beschlussfassung in Körperschaften erfolgt stets im Rahmen einer Gesellschafterversammlung. Hierunter sind jedoch regelmäßig körperliche Zusammenkünfte zu verstehen. Anderes lässt sich gesichert lediglich durch eine entsprechende Klausel in der Satzung erreichen. Demgegenüber sind bei Personengesellschaften die Versammlungen weder Organ noch unterliegt die Beschlussfassung etwaigen Verfahrensvorschriften. Eine Ausnahme hiervon wird lediglich § 109 Abs. 1 HGB n.F. (Änderung durch das MoPeG) für die oHG bilden, welcher eine Regelung über das Beschlussverfahren vorsieht. Im Rahmen dieser Änderung kann nicht davon ausgegangen werden, dass der Gesetzgeber auch weiterhin keine Kenntnis von der Möglichkeit einer virtuellen Versammlung haben konnte.
Geht man ferner davon aus, dass die virtuelle Beschlussfassung bei Personengesellschaften stets auch ohne satzungsmäßige Bestimmung wirksam ist, wäre dies auch im Falle der OHG trotz des Bestehens einer Verfahrensvorschrift möglich. Der einzige Anknüpfungspunkt für die Unterscheidung bildet demnach die etwaige Organstellung. Nun ist zwar die GmbH-Gesellschafterversammlung ebenfalls kein Organ. Nichtsdestotrotz muss man die GmbH im Verhältnis zwischen Körperschaften und Personengesellschaften in diesem Zusammenhang als Form sui generis verstehen. Allerdings heißt das nicht, dass man die Regeln, die für Personengesellschaften gelten, ohne weiteres auf die GmbH übertragen kann.
Fazit
Ob die Abhaltung einer virtuellen Gesellschafterversammlung nun einer satzungsmäßigen Grundlage bedarf oder nicht, kann de lege lata nicht abschließend geklärt werden. Rechtssicherheit würde nur eine entsprechende Stellungnahme des BGH bringen. Aufgrund der bestehenden Zweifel empfiehlt sich daher eine entsprechende Klausel im Gesellschaftsvertrag – die entweder ausschließlich virtuelle Versammlungen vorsieht oder die Wahlmöglichkeit zwischen einer Präsenz- und einer virtuellen Veranstaltung bietet.
Ein jüngst veröffentlichter Referentenentwurf der Bundesregierung sieht künftig die Möglichkeit einer virtuellen Hauptversammlung einer AG vor. So wird aus der Übergangsregelung des COVMG eine Dauerlösung ganz im Zeichen der Digitalisierung des Gesellschaftsrechts. Der Entwurf sieht vor, dass die Abhaltung stets einer Satzungsgrundlage bedarf und ist an gewisse Voraussetzungen vor dem Hintergrund der Aktionärsrechte geknüpft. Es bleibt daher zu hoffen, dass die Digitalisierung auch im Recht der GmbH Einzug halten wird – oder muss man den Entwurf als Festigung des Grundsatzes der Präsenzveranstaltung einer GmbH-Gesellschafterversammlung verstehen?
Jan Köster
Die kanzleiköster ist eine auf das Gesellschaftsrecht spezialisierte Boutique-Kanzlei in Münchens Museums- und Universitätsviertel Maxvorstadt.