Wie schon erwähnt tritt die GmbH – als juristische Person – nicht selbst physisch in Erscheinung und kann daher nicht tatsächlich aktiv werden. Gleichwohl wird die GmbH rechtlich gesehen selbst aktiv, hierfür bedarf es der Vertretung, welche bei juristischen Personen regelmäßig durch ihre Organe erfolgt. Notwendige Organe sind mindestens ein Geschäftsführer (§§ 6, 35 ff. GmbH), sowie die Gesellschafterversammlung (§§ 45 ff. GmbH). Fakultativ kann (ab einer gewissen Größe der Gesellschaft verpflichtend) daneben ein Aufsichtsrat (§ 52 GmbH) oder ein Beirat berufen werden. Bei der GmbH gilt die Besonderheit, dass ihre Vertretung grundsätzlich nur durch die Geschäftsführung zu erfolgen hat, § 35 Abs. 1 S. 1 GmbH.
Gesellschafterversammlung
In der Gesellschafterversammlung erfolgt die Willensbildung der GmbH. Die Versammlung der Gesellschaft ist so zu sagen das „Gehirn der Gesellschaft“. Freilich wird eine GmbH praktisch oft vom Geschäftsführer geleitet und dieser trifft Entscheidungen. Allerdings unterliegt die Geschäftsführung immer einem umfassenden Weisungsrecht der Gesellschafterversammlung, so dass die eigentliche Kontrolle bei der Mehrheit verbleibt, vgl. § 37 Abs. 1 GmbHG.
(vgl. OLG Frankfurt a. M., Urteil vom 07.02.1997, Az. 24 U 88/95)
Die wesentlichen Aufgaben der Gesellschafter bzw. Gesellschafterversammlung regelt § 46 GmbHG, dazu zählen u.a.:
- Das Weisungsrecht gegenüber der Geschäftsführung
- Die Bestellung und Abberufung der Geschäftsführung sowie deren Entlassung
- Prüfung und Überwachung der Geschäftsführung
- Feststellung des Jahresabschlusses
- Feststellung der Gewinnverwendung
- Einforderung der Stammeinlagen
- Bestellung von Prokuristen
Geschäftsführung
Der Geschäftsführer ist der Repräsentant der GmbH nach außen. Er ist die Person, die im Rechtsverkehr in Erscheinung tritt und im Namen der Gesellschaft handelt. Hauptaufgabe ist damit die Vertretung der GmbH (§ 35 Abs. 1 GmbH) und zwar in allen Angelegenheiten. Anders als bei der Gesellschafterversammlung bei der, dem Begriff nach logisch, nur Gesellschafter der GmbH beteiligt sein können, gilt dies gerade nicht für die Geschäftsführung. Auch Außenstehende „Fremde“ und an der GmbH eigentlich Unbeteiligte können das Organ der Geschäftsführung bekleiden. Man spricht daher vom sogenannten Grundsatz der Fremdorganschaft. Grundsätzlich erfolgt die Vertretung der Gesellschaft durch alle Geschäftsführer gemeinsam, aus Gründen der Effektivität kann hiervon jedoch auch abgewichen werden.
Zu den weiteren Aufgabenbereichen der Geschäftsführung zählen u.a.:
- Die Einberufung der Gesellschafterversammlung, § 49 GmbHG
- Leitung der Geschäfte und Buchführung, § 41 GmbHG
- Die Erteilung von Auskunft gegenüber Gesellschaftern
- Die Stellung des Antrags auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens
- Bewahrung und Schutz des Stammkapitals
Aufsichtsrat
Der Aufsichtsrat ist ein weiteres prinzipiell fakultatives Organ der GmbH und kann im Gesellschaftsvertrag vorgesehen ein. Erst ab einer gewissen Anzahl an beschäftigten Arbeitnehmern in einer GmbH ist die Berufung eines Aufsichtsrates dann aber zwingend, nach § 1 Abs. 1 Nr. 3 in Verbindung mit § 4 Abs. 1 Drittelbeteiligungsgesetz bzw. § 1 Abs. 1 in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Mitbestimmungsgesetz gilt dies ab einer Beschäftigtenanzahl von 500 Arbeitnehmern.
Der Aufsichtsrat dient ebenfalls der Überwachung und Kontrolle der Geschäftsführung, vgl. § 111 AktG. Zudem verfügt er über ein umfassendes Informationsrecht insbesondere bzgl. der Jahresabschlüsse.