Im GmbHG gibt es keine zwingende Regelung zur Protokollierung der Gesellschafterversammlung. Lediglich für den Fall einer Einpersonen-GmbH müssen Beschlüsse des Allein-Gesellschafters (sog. Entschlüsse) niedergeschrieben und unterschrieben werden (§ 48 Abs. 3 GmbHG). Aus Beweisgründen empfiehlt es sich jedoch, Gesellschafterversammlungen immer im Protokoll festzuhalten. Das Protokoll wird entweder durch den Versammlungsleiter selbst oder durch eine von der Versammlung beauftragte Person geführt.
Das Protokoll muss enthalten:
- Ort und Datum
- Name des Versammlungsleiters und Name des Protokollführers
- Namen der Teilnehmer
- Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung
- Feststellung der Beschlussfähigkeit (insbesondere Bestellung von Vertretern und Bevollmächtigten)
- Art der Abstimmung
- Beschlussinhalt
- Ergebnis der Abstimmung
- Widersprüche der Gesellschafter
- Besonderheiten (Wortentzug, Vertragung)